La micro-organisation

Si j’ai décidé de lâcher prise des objectifs et que j’ai cessé de conditionner mon bonheur à ma rentabilité créative, je continue en revanche de créer, parce que c’est mon plaisir, et je continue à chercher l’efficacité : sans plus me poser la question de la quantité produite à terme, j’aime la sensation d’être rapide et concentré sur le court terme, ça fait intégralement partie du plaisir que je prends à créer.

On va rentrer dans un article de méthodo un peu lourd, donc si pour vous la simple idée de faire une to do list vous donne de l’urticaire, passez votre chemin ou lisez avec indulgence l’œuvre d’un maniaque de l’organisation.

Rube-Goldberg, domaine public

J’ai déjà eu l’occasion d’expliquer que depuis dix ans, je pratique une méthode d’organisation qui s’appelle la GTD (Getting Things Done) et que j’ai considérablement personnalisé, et poussé à fond, ce qui donne un tableau de bord personnel qui atteint aujourd’hui 7500 entrées.

1. Mon tableau de bord GTD

Récemment, j’ai eu une révélation qui m’a encouragé à pousser cette méthode encore plus loin et a abouti à ce que j’appelle la micro-organisation.

J’avais beau tenter avec acharnement d’être rapide et de ne pas me disperser, je butais sur un constat : lors de mes brèves sessions de travail, je passais énormément de temps à de la simples manipulations informatiques et à vagabonder sur internet.

Cela se couplait à une sensation de débordement total du point de vue ménager : la maison était en désordre, et mon mental dans le même état. Et même mon physique, puisque tout à mes deux vocations principales (être père et créer) j’espaçais beaucoup trop des essentiels de la toilette : brossage de dents, rasage, douche. Je suis débordé par le rangement car je suis minimaliste mais pas mon entourage, ne serait-ce que ranger les affaires que mon fils de trois ans éparpille ressemble au supplice de Sisyphe.

Je ne saurais pas dire comment m’est venue l’idée, mais je crois voir deux points de départs. D’abord cette anecdote sur une personne dans le spectre autistique qui notait tout ce qu’elle devait faire dans la journée, y compris se brosser les dents. J’ignore si je suis moi-même dans le spectre autistique ou non et je n’ai pas l’intention de me faire diagnostiquer, mais quand j’ai entendu cette personne, je ne me suis pas dit « elle doit souffrir pour en arriver là » mais « elle a raison de faire ça, moi aussi je me sentirais mieux comme ça mais je n’ose pas affronter le regard des autres ».

L’autre point de départ est une entorse que j’ai décidé depuis un moment de faire à la méthode GTD. La méthode GTD préconise de faire aussitôt les tâches qui prennent moins de deux minutes. Vous pensez à faire quelque chose, si ça prend moins de deux minutes, il faut le faire aussitôt.

Le problème c’est que si vous passez votre journée à faire les mille petites actions qui prennent moins de deux minutes, vous la finissez en ayant rien fait d’important. Vous avez papillonné de tâche en tâche, qui vous on fait jongler de l’ordinateur à la cuisine en passant par le téléphone et par les réseaux sociaux, des tâches qui avec un minimum de recul se seraient avérées non urgentes voire inutiles. L’autre problème, c’est que certaines micro-tâches s’avéraient être des gouffres à temps : une recherche internet à faire et un quart d’heure plus tard j’étais encore à vagabonder de site en site, un passage sur les réseaux sociaux et je me retrouvais à consulter toutes mes notifications.

En début d’année, j’ai lu un livre d’organisation par Fabien Olicard : Votre temps est infini. Il préconisait de s’inspirer de ce que les serveurs de restaurant appellent « la marche en avant » : ne jamais faire un trajet les mains vides, emporter sur son chemin toutes les choses qui peuvent être rangées au passage. Je l’ai pratiqué quelques semaines, en me disant que j’allais avancer beaucoup plus vite dans les tâches ménagères. Erreur fatale : ça représentait une charge mentale accrue, et je me retrouvais avec dix choses dans les bras sans me rappeler pourquoi j’avais traversé la maison. S’il y a cent petites choses à ranger qui traînent dans votre maison, rangez-les d’un coup ou faites-le dans un ordre prédéterminé et rationalisé, ce sera beaucoup plus efficace et adieu la charge mentale !

Cette bande dessinée sur la charge mentale réalisée par Emma illustre bien de la désastre de « la marche en avant » appliquée au travail domestique. La bande dessinée met en exergue d’autres problèmes, comme le fait que l’organisation du foyer soit trop souvent dévolue aux femmes, mais ce n’est pas mon sujet : je vous invite à lire la bande dessinée en entier. Je ne suis pas là pour conseiller aux femmes de revoir leurs méthodes d’organisation, je pense qu’une égalité d’implication hommes-femmes dans le ménage est prioritaire. Je ne viens pas non plus me plaindre que j’aurais « trop » de tâches ménagères à faire de mon côté : après tout, mon épouse ramène un salaire à la maison et pas moi, il me paraît normal de participer un maximum aux tâches ménagères et parentales. Après, si je peux le faire de façon efficace, c’est du temps gagné pour tout le monde.

Il faut considérer les micro-tâches pour ce qu’elles sont : des interruptions qui vous détournent de votre activité principale du moment. Et si l’adage est vrai, il faudrait plusieurs minutes pour vous reconcentrer sur l’activité principale. Autant dire que les micro-tâches vous empêchent littéralement de faire votre vrai boulot.

J’ai donc pris l’habitude noter les micro-tâches dans mon tableau de bord, ce qui me permettait de le faire plus tard, les groupant par catégories de tâches, ou de les reporter aux calendes grecques, voire de les annuler.

Mais le problème persistait et j’en suis arrivé à une double conclusion :

+ Les tâches notées sur mon tableau de bord étaient trop complexes et incluaient des micro-tâches qui représentaient autant d’interruptions.

+ Il y avait trop de tâches quotidiennes que je ne notais pas sur mon tableau de bord, ce qui rendait leur exécution brouillonne et ruinait ma concentration globale.

Je suis donc revenu à une technique que j’avais un peu délaissée : la macro.

En informatique, une macro est un programme qui exécute une liste de tâches pré-déterminée, et dans mon langage, une macro désigne un modèle de liste de tâches que je recopie à intervalles réguliers.

En l’occurrence, je me suis fait deux macros quotidiennes : une domestique et une créative.

La quantité de tâches ménagères à faire dans une journée était une grande source de stress, parce que c’est clairement ce que je priorise en dernier, derrière m’occuper de mon fils et de mes créations. Résultat : une maison en désordre et une hygiène désatreuse.

J’ai listé toutes les tâches ménagères et d’hygiène que j’étais susceptibles de faire tous les jours ou tous les deux-trois jours. Je les ai ensuite regroupées par catégories de tâches, en l’occurrence par pièce de la maison : les choses à faire dans le garage, les choses à faire dans la salle de bains, dans la cuisine, dans l’ensemble de la maison… J’ai fait une macro pour les tâches à faire dans la journée, elle est à la fois sur mon tableau de bord et sur mon téléphone (car si mon fils est là, mon tableau de bord n’est pas accessible), et j’ai fait aussi une macro du soir sur mon téléphone, qui regroupe les tâches ménagères à faire après le dîner. Et oui, le brossage de dents est dans ces listes.

2. Ma macro du jour domestique

Côté créatif, les choses ont commencé par une totale déstructuration de mon travail. Imaginez par exemple qu’à une époque récente, écrire cet article aurait représenté une seule tâche sur mon tableau de bord. Mais en réalité, elle regroupe de nombreuses étapes :

+ prises de notes fractionnées des idées générales

+ rédaction du corps de l’article dans un éditeur de texte simple.

+ recherches internet pour les références bibliographiques

+ recherches internet d’images

+ mise en forme de l’article sur mon blog

+ diffusion de l’article sur les forums

+ diffusion de l’article sur les réseaux sociaux

+ éventuellement informer certaines personnes de la sortie de l’article…

La micro-organisation consiste à noter toutes ces micro-tâches dans le tableau de bord au lieu de noter la tâche globale.

3. Ma macro du jour créative

Ainsi, lors de la rédaction de cet article, j’ai ressenti le besoin de faire plusieurs recherches internet. Et bien au lieu d’aller sur internet, j’ai noté ces recherches dans ma liste de tâches, et je les ai faites plus tard.

Faites ça pour toutes vos tâches globales, et vous vous retrouvez avec une liste de tâches beaucoup plus longue, mais que vous pouvez ensuite trier par catégorie de tâches, et ainsi faire toutes vos recherches d’internet d’un coup, faire toutes vos rédactions d’un seul bloc sans être interrompu, etc.

4. Macro du jour créative : zoom sur les tâches consacrées à la publication du jour suivant

Je me suis rendu compte que pour gagner vraiment du temps, il fallait aller le plus loin possible dans ce processus de fractionnement des tâches pour ensuite les grouper par lots.

Par exemple, le simple fait de noter une tâche est une action complexe : il faut renseigner la date, la catégorie, le contexte, le projet, la description, l’état (en cours, terminé, etc.). Je sais qu’à lire comme ça, ça semble excessif, mais j’en suis resté au nombre d’informations préconisé par la GTD, et surtout, ainsi décrire une tâche permet de les trier et de les retrouver beaucoup plus facilement dans mon tableau de bord. Je vous rappelle que je suis très productif et aussi très (trop) ambitieux : mon tableau de bord contient 7500 entrées : il est crucial de bien les trier pour s’y retrouver. Par ailleurs, je pense que n’importe quel créatif qui pratiquerait ainsi la micro-organisation se retrouverait vite avec une taille de tableau de bord similaire.

Bref, noter une tâche prenait du temps, beaucoup plus que de juste noter : « faire tel truc ». J’en arrivais à douter de l’efficacité de la GTD car je perdais trop de temps à juste remplir ma liste de tâches !

Donc aujourd’hui, je renseigne une seule colonne : la description (« faire tel truc »). Et une fois par jour, j’ai une entrée dans ma macro créative qui me dit de compléter toutes les lignes où seule la description est présente. Un gain de temps exceptionnel, car ça va beaucoup plus vite de les faire toutes d’un coup, je reste concentré et je peux faire des copier-coller.

5. Ma liste de trucs à faire, en attente d’être complétée

Ma macro créative est une liste de tâches qui consiste essentiellement à piloter ce fractionnement et à penser à toutes les petites et grandes choses à faire quotidiennement : la macro comprend par exemple une liste de toutes les micro-tâches types qui permettent de diffuser une nouvelle par jour : rédaction de corps d’article, recherches internet, mise en forme, diffusion, etc…

Cela comprend aussi des tâches telles que reporter mes notes de téléphone sur le tableau de bord, compléter mes tâches qui se résument à une description simple, vérifier mes mails, vérifier mes réseaux sociaux.

Chose importante : la macro créative est truffée de liens hypertextes vers les sites à visiter et les fichiers à ouvrir, et j’essaie d’appliquer cette règle à tout mon tableau de bord : beaucoup de tâches méritent d’être dotées d’un lien hypertexte. J’ai d’ailleurs sur mon tableau de bord tout un répertoire de liens courants, qui sont plus rapides à copier ou à consulter que si je devais utiliser les favoris de mon explorateur web. Tout cela permet de limiter la perte de temps dûe à la navigation.

La chose qui vous perd le plus de temps, c’est retrouver des liens sur internet et naviguer de programme en programme sur votre ordinateur. La macro créative empêche les deux. Elle me dit quand faire mes recherches internet groupées, quand aller sur facebook, quand aller sur twitter.

6. Ma macro associée à mon roman-feuilleton en cours d’écriture, truffée de liens hypertextes

Une fois par jour, je recopie mon modèle et je l’ajoute dans ma liste de tâches urgentes en cours. Je trie ensuite par catégorie de tâches et j’avance par ordre alphabétique : d’abord les tâches à faire sur le blog « B », puis les tâches à faire sur les éditeurs de texte (que j’appelle « chambre noire » et donc « C » parce que j’utilise l’éditeur de texte le plus simple possible, sans mise en forme, choix des polices, corrections orthographiques, etc, bref le bloc-notes qui me permet d’écrire hyper-vite), puis les tâches à faire sur Discord (« D »), puis les manipulations à faire sur mon tableau de bord (notées Excel, « E »), etc.

Oui, je suis une brute stupide qui accomplit ses tâches du jour par ordre alphabétique. Et je n’ai jamais été aussi rapide.

La micro-organisation est inspirée du taylorisme, mais je vous en prie les anti-capitalistes, ne criez pas au scandale ! Je suis dans votre camp et je déteste l’aliénation que peut apporter aux travailleurs l’organisation scientifique du travail. Mais je suis mon propre patron, je ne fais pas de profit et je déteste travailler, surtout travailler à vide : donc tout ce qui me fait gagner du temps et me rend plus efficace est le bienvenu.

La micro-organisation permet de voir plus concrètement tout ce que l’on fait dans la journée, et donc permet de voir à quoi on peut renoncer. Cela m’a permis notamment de constater que je rendais trop de services aux gens, et qu’au final cela m’empêchait d’aboutir mes projets majeurs, ce qui finalement… ne rendait pas service aux mêmes gens qui me suivent. La chose primordiale à retenir c’est que la tâche la plus rapide, c’est celle qu’on ne fait pas.

Le groupement des tâches par lots crée un sentiment de tunnel et d’urgence et empêche de se disperser et de vagabonder sur le net. Si j’ai un lien à chercher, je vais facilement être tenté d’aller zoner ici et là en plus. Si j’en ai dix à chercher d’un coup, je vais juste chercher mes dix liens, avec le sentiment que je n’ai pas le temps d’aller voir ailleurs. Idem, si j’applique le groupement des tâches à la lettre, je ne passe qu’une fois par jour sur ma boîte mail, qu’une fois par jour sur Facebook, etc. Et quand je suis sur un lot, j’y passe un temps minimal. Ainsi, quand je vais sur Discord, j’ai beaucoup de messages de la communauté à lire et à recopier dans tel ou tel fichier (des comptes-rendus de partie en principal). Avant, j’ouvrais le fichier, je recopiais, je poursuivais ma lecture de discord, j’ouvrais un nouveau fichier, etc. Maintenant, je copie-colle le fichier dans mon tableau de bord, c’est très rapide. Plus tard, ces copier-coller se verront compléter leur description et attribuer la catégorie « Chambre noire », et plus tard (sûrement le jour suivant ou celui d’après, sauf si je boucle ma macro plusieurs fois par jour), ils se verront ventilés dans les différents textes et comptes-rendus, en même temps que je ventilerai d’autres notes. Ceci est aussi valable pour les téléchargements. Vous avez compris que j’ai la navigation en horreur, et choisir le dossier où enregistrer la pièce à télécharger me fait perdre trop de temps, quand bien même j’ai mis en place des raccourcis : aussi désormais je les enregistre par défaut dans le dossier téléchargements, et une fois par jour la macro me dit qu’il est temps de les redispatcher dans leurs dossiers respectifs. Quand je crée un nouveau fichier, je l’enregistre d’ailleurs dans Téléchargements plutôt que dans son dossier final. Il sera redispatché plus tard.

L’objectif essentiel de la micro-organisation, c’est de m’offrir un sentiment de satisfaction. Et ça passe par ce que j’appelle « le strict minimum ». Un des mantras courants de l’organisation personnelle, c’est de commencer la journée par les tâches les plus importantes.

Au niveau créatif, ça signifie, dès que ma journée de travail créatif commence, diffuser ma nouvelle du jour (que j’aurai préparée la veille grâce à ma macro du jour).

Au niveau domestique, ça signifie accomplir, juste après le dîner, ma macro du soir, ou au moins sa partie essentielle qui consiste à débarrasser la table, et à mettre tout ce qui traîne dans la maison (jouets, vieux papiers, déchets, dossiers…) dans un grand sac. Si j’ai le temps, je trie le sac (ce qui est BEAUCOUP plus rapide que de ranger les choses au fur et à mesure), mais si je n’ai pas le temps, la maison est quand même rangée parce que tout ce qui dépasse est planqué dans le grand sac ! Le sol est alors dégagé, je prends alors 5 minutes pour passer un coup de balai, ce qui complète l’impression d’avoir une maison propre, c’est facteur de satisfaction et de sérénité.

Pour trier les affaires de mon grand sac, j’ai une méthode que j’appelle la dichotomie. Je vide le sac sur une table et je le divise en deux tas : ce qui va être rangé dans les chambres, ce qui va être rangé dans les autres pièces… Puis je coupe chaque tas en deux ou trois, et ainsi de suite jusqu’à que j’ai un petit tas par destination finale. C’est vraiment très rapide. Même méthode pour ranger le linge.

En adoptant la micro-organisation, j’avais peur de passer pour un robot, mais si fonctionner de façon normale me rend fou, autant être un robot. Je me rappelle de commentaires quand j’avais expliqué la méthode GTD, des choses du genre : « tant que tu y es, pense à noter à aller aux toilettes, ou pense à noter d’honorer ton épouse ». Aujourd’hui, ces commentaires m’indiffèrent. Ces gens ne partagent pas ma vie et n’ont aucun droit de regard dessus. J’avance de la façon qui me rend heureux, et tant pis pour les qu’en dira-t-on.

Je sais que ma méthode (et encore, je vous ai fait l’économie de screenshots de mon tableau de bord) ressemble à une machine de Rube-Goldberg, ces machines très compliquées inventées pour faire des choses simples

Mais ce n’est qu’apparent. C’est plutôt un programme complexe qui permet de donner l’impression que son travail est simple. L’équivalent organisationnel d’un smartphone. Une intelligence artificielle qui bosse à ma place.

La clé de compréhension, c’est que la façon la plus efficace de faire les choses, c’est de les faire dans le désordre. Si vous faites les choses comme elles se présentent, vous perdez énormément de temps, vous vous déconcentrez, vous papillonnez. Si au contraire vous les notez, très scrupuleusement, et que vous déconstruisez votre ordre habituel de travail pour recomposer un nouvel ordre où les tâches sont groupées par lot et par priorité, vous êtes efficace, serein et concentré. Mais genre trois fois plus.

Il faut au départ s’habituer à l’étrange impression que donne le travail fractionné. Comprenez qu’une tâche qui habituellement me prenait deux heures et que je faisais d’une traite, je la fais maintenant en une heure ou une heure et demie, mais ça peut me prendre une semaine.

Si la micro-organisation booste la productivité, je n’en oublie pas moins l’adieu aux objectifs. Je veux juste avancer dans la journée sans ce sentiment affreux de brasser de l’air. Peut-être que cette montagne n’accouche que d’une souris, car mes journées restent courtes, mais au moins c’est un accouchement sans douleur. Savoir si au bout d’une année, ça m’a permis de sortir X projets importants, en revanche, c’est devenu le cadet de mes soucis, puisque mentalement je me suis mis à la retraite du devoir de fournir une œuvre à un public : seul compte le plaisir de créer quotidiennement sans être déconcentré.

La micro-organisation pourrait donner l’impression que je passe énormément de temps à travailler. Mais c’est faux. Je consacre entre une et six d’heures par jour à la créativité, suivant ma disponibilité. Je limite le ménage au minimum, je passe en revanche quelques temps en cuisine pour faire de bons petits plats, je lis beaucoup de livres et surtout je passe beaucoup de temps à jouer avec mon fils. Mon emploi du temps paraîtrait très relâché à la plupart des travailleurs indépendants ! Le week-end, c’est souvent famille et repos, ou encore consacré à des voyages ou des conventions de jeu de rôle, pendant lesquels je ne toucherai pas à internet ou un à un traitement de texte pendant deux ou trois jours. C’est justement parce que mes temps de travail sont limités que je veux être très concentré. Cela a d’ailleurs été source de tension, parce que je voulais consacrer plus de temps à ma passion et moins à ma famille. Mais les choses sont enfin équilibrées depuis que j’ai renoncé à mes objectifs créatifs et que la micro-organisation a surgonflé ma productivité.

Nous finissons la deuxième semaine de confinement suite à la crise du coronavirus. Cela chamboule les règles de mon côté, puisque je dois passer beaucoup plus de temps à m’occuper de mon fils. Je me retrouve dans l’incapacité de faire ma macro du jour tous les jours. Je me contente des stricts minimums que j’ai cité préalablement (mais il me faut aussi préparer mes nouvelles du jour, ce qui prend entre dix minutes pour un simple compte-rendu de partie… et trois heures pour un épisode de Dans le mufle des Vosges). Mais je le prends comme un défi enthousiasmant qui va me permettre d’affiner encore la micro-organisation. J’ai déjà constaté que ça me permet de lâcher prise de l’obligation de faire certaines choses tous les jours. Je peux me contenter de répondre à mes mails seulement tous les deux ou trois jours par exemple : dans mon domaine, le sentiment d’urgence est souvent illusoire et beaucoup de choses peuvent attendre. C’est réconfortant de le réaliser.

6 commentaires sur “La micro-organisation

  1. Très inspirant ! J’ai réussi à finir la tâche qui consiste à lire l’article jusqu’au bout et j’en suis bien content 🙂
    J’avoue que de pouvoir visualiser le tableau de bord en question m’aurait aidé à mieux comprendre ta méthode, mais je comprends qu’il y a un coté personnel et que ça peut être gênant de le montrer.

    Bon courage à toi et ta famille pendant cette période de confinement !

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    1. Merci pour ton intérêt ! J’ai écouté ta requête et j’ai fait des captures d’écran que je rajouterai prochainement dans l’article ! Je te tiendrai au courant ! Bon courage à toi aussi, il en faudra !

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