Comment j’ai dompté ma boîte mail

Une activité créatrice intense, un réseau développé, cela engendre beaucoup de mails. Voici comme je les gère.

Ma bête noire, ce sont les pannes de transmission. Je veux assurer trois choses :
+ Quand je m’engage par mail à faire quelque chose, m’y tenir.
+ Quand je reçois des informations par mail, les traiter.
+ Quand j’attends une réponse d’un de mes correspondants, le tracer pour pouvoir relancer le cas échéant.

Quand je reçois des mails, il m’arrive de les consulter rapidement sans y répondre, sans traiter l’information. Si c’est le cas, le mail reste dans ma boîte de réception.

D’ordinaire, je tâche de traiter chaque mail en fin de journée, au moment de ma revue internet, sauf manque de temps, auquel cas c’est remis au lendemain. Je fais une différence entre consulter et traiter. Consulter un mail, c’est juste le lire, sans aller plus loin.

Traiter, c’est :
1° Répondre au mail.
2° Tracer mes engagements.
3° Ventiler l’information au bon endroit.
4° Classer le mail.
5° Tout traiter.
6° Tracer les attentes de réponse de la part de mes correspondants.
7° Ne rien laisser dans son webmail.
8° Ne consulter qu’une fois par jour
9° Limiter le flux.

1° Je réponds au mail.

Que contient ma réponse ? Déjà, elle est courte. Je suis le conseil de Gretchen Rubin, dans mes mails je me passe de dire bonjour, de rappeler mon nom, je vais à l’essentiel. J’évite de faire des mails longs, parce que ça me prend du temps sur d’autres démarches créatives. Mais je réponds toujours, au minimum « Merci » ou « Bien reçu », pour que l’interlocuteur sache j’ai lu, reçu et compris son message.

Je réponds toujours, à moins que mon interlocuteur me bombarde de messages sans intérêt pour moi. J’évite d’ignorer les personnes. J’essaye de me comporter sur internet comme je souhaite me comporter dans la vraie vie. Si vous attendez une réponse de ma part depuis plus d’une semaine, vérifiez votre boîte « Spams », puis relancez-moi, ma réponse a pu se perdre.

J’utilise des modèles pour mes messages récurrents, comme l’envoi de comptes-rendus de partie à mes joueurs. Il est possible que ça m’ait joué un mauvais tour car Gmail classe ma boîte laposte.net en spam depuis trois mois, et les messages-types peuvent être un motif de renvoi, surtout quand il y a beaucoup de liens dans les messages, comme c’est le cas de mon message-type d’envoi de compte-rendu de partie. J’ai aussi entendu dire que laposte.net avait été la cible de détournements, peut-être que ça a pu également jouer.

Pour résoudre ce problème, je ferai un article de blog par message-type (comme celui-ci) et j’ai changé de boîte mail, car Gmail continue à me classer mes envois de laposte.net en spam. J’ai opté pour une adresse mail plus éthique, sans publicité, plus sécurisée et basée sur le logiciel libre. En l’occurrence, j’ai choisi Openmailbox.org, parce qu’ils sont basés en France, que leur support technique est à la fois patient et réactif. Ma nouvelle boîte mail est : thomas.munier@openmailbox.org. Mais je continue à consulter les mails reçus sur ma boîte laposte.net, simplement j’évite de répondre avec.

J’ai envisagé Mailoo.org, mais j’ai vu trop de commentaires sur les longues indisponibilités de leurs serveurs, et aussi Autistici.org, très tentant pour leur nom de domaine radical, et leurs positions d’humanistes militants, mais avec un fonctionnement et une obsession sécuritaire digne d’une cellule d’activistes : pour créer ma boîte mail il m’a fallu accéder à des adresses cachées et subir un véritable entretien de motivation auprès d’un admin 🙂 Sans doute démesuré pour mes besoins.

Dans mes messages, je pratique la communication non-violente :
+ J’exprime mes émotions.
+ J’en donne la cause.
+ Je le fais même si c’est juste pour dire merci.
+ Si je pense que mon correspondant peut faire quelque chose qui me rendrait plus heureux, j’en exprime la demande.
+ J’évite d’employer des formules négatives (« ne pas ») ou des doubles négations car entraînent des confusions.
+ Si je sens un malaise ou une incompréhension chez mon figurant, j’essaye de reformuler ce que je pense de ses sentiments et de ses souhaits, pour vérifier si nous sommes d’accord et si je peux lui rendre la vie meilleure.

La communication non-violente me permet une communication plus humaine, et en la pratiquant par mail, cela me prépare à la pratiquer à l’oral.

Si j’ai une demande vis-à-vis de mon correspondant, je l’exprime clairement, en langage d’actions concrètes (« Peux-tu faire ceci ? ») ou je lui rappelle ses engagements : « Tu as prévu de faire ceci… »

Si ma réponse est complexe, avec beaucoup de demandes et de questions, je découpe mon mail, une lettre par point :
A. Question 1
B. Requête 1
C. Information 1
D. Question 2
E. Question 3
F. Demande 2
etc…

Cela évite que mon correspondant manque une partie du message.

Si la complexité croît, je divise ma réponse en plusieurs mails.

2° Je trace mes engagements.

Si dans ma réponse, je me suis engagé à faire quelque chose et que ça prend moins de deux minutes, je le fais aussitôt et j’en rends compte dans ma réponse.

Si mon engagement me prendra davantage de temps, je le renseigne dans ma liste des tâches.

3° Je ventile l’information au bon endroit.

Si à la lecture du mail, il me vient l’idée de réaliser une tâche en particulier, je la fais aussitôt si ça prend moins de deux minutes, ou sinon je la renseigne dans ma liste des tâches.
Si le mail contient des informations ou me donne des idées que je peux archiver, je les transfère sur mon disque dur (enregistrement de la pièce jointe ou copier-coller du corps du mail sur un fichier word ou sur mon tableau excel de gestion, vous savez, celui qui me sert aussi de liste des tâches.

4° Je classe le mail

Ensuite, je classe le mail, c’est-à-dire que je le déplace de la boîte de réception vers un dossier « Classés ».

Par le passé, j’avais d’autres dossiers, comme « Relancés ou développés », « Sans réponse, non relancé », « Envoyés classés » ou encore des dossiers dédiés à certaines correspondances majeures, mais j’ai réalisé qu’un unique dossier « Classés » (où s’ajoutent aussi bien des mails reçus que des mails envoyés) s’avère ce qu’il y a de plus pratique, notamment quand il s’agit de faire des recherches.

5° Je traite tous mes mails.

Mon objectif, c’est de traiter tous mes mails, si possible au jour le jour. C’est ce qu’on appelle l’Inbox Zero (zéro mail en boîte de réception). Si un mail reste dans la boîte de réception, c’est le signal qu’il reste à traiter. C’est beaucoup plus fiable que la typographie Lu / Non lu. Ce qui me permet d’ailleurs de faire une lecture distraite de mes mails sans craindre d’oublier ensuite de les traiter sous prétexte que leur typographie serait en « Lu ».

6° Quand j’attends une réponse de mon correspondant, je garde trace de cette attente.

Si j’attends de la part de mon correspondant une réponse ou une réaction à mon mail, ou si le correspondant s’est engagé à faire quelque chose, je déplace le dernier mail de notre correspondance, ou celui qui mentionne le mieux son engagement, vers un dossier « En attente ».

Ce dossier « En attente », je le parcours à chaque début de mois :
+ Si mon correspondant n’a pas encore répondu ou ne s’est pas encore acquitté de son engagement, je le relance si cela en vaut la peine. Je déplace ensuite le mail mentionnant l’engagement dans le dossier « Classés » puisque que j’ai réactualisé la conversation avec ma relance.
+ Si je juge superflu de relancer tout de suite, parce que le correspondant s’est engagé sur une tâche de longue haleine (production d’une œuvre dérivée, publication d’un de mes textes…), je déplace le mail vers le dossier « Classés » et dans ma liste des tâches, je me note de faire une relance mail dans une échéance adaptée.
+ Si je n’ai plus d’espoir ou ne vois plus d’intérêt à ce que la personne fournisse une réponse ou honore son engagement, je déplace le mail dans le dossier « Classés ».
Au terme de ce parcours, mon dossier « En attente » est vide.

À chaque début de mois, je passe aussi en revue mon dossier « Envoyés ». Si des mails ont reçu une réponse ou n’en attendaient pas, je les déplace vers le dossier « Classés ». Si dans mon dossier « Envoyés », des mails sont toujours en attente de réponse (qu’il s’agisse d’une première demande ou d’une relance), je les déplace dans mon dossier « En attente ».
Au terme de ce parcours, mon dossier « Envoyés » est vide.

Si l’on trouve la revue des « Envoyés » fastidieuse, on peut la shunter de cette façon : quand on envoie un mail et qu’on attend une réponse, on peut mettre sa propre adresse mail en copie cachée et paramétrer une routine qui déplace vers le dossier « En attentes » tous les mails reçus provenant de notre propre adresse.

7° J’archive de mon webmail vers le disque dur.

Le webmail sert au flux, c’est le disque dur qui sert à l’archivage. Si j’enregistre les pièces jointes sur mon disque dur ou que je ventile les engagements et les relances sur ma liste des tâches, c’est parce que le disque dur me semble un lieu d’archivage plus efficace que ma boîte webmail. L’information est mieux triée dans le disque dur.

J’utilise un client lourd : c’est un logiciel qui rapatrie mes mails sur mon disque.  Je suis sur un système d’exploitation libre (Ubuntu) et j’utilise comme client lourd un logiciel libre (Evolution). Sur le même Ubuntu, Thunderbird propose le même service. Sur Windows, on trouve Outlook ou Lotus Notes.

L’utilisation d’un client lourd a plusieurs mérites :

+ J’évite de me connecter directement au webmail, je traite mes mails reçus et envoie mes mails via l’interface de ce logiciel.

+ Mes mails envoyés et reçus sont stockés sur mon disque dur. Un mail stocké sur un ordinateur allumé en moyenne 8 h par jour représente trois fois moins de pollution qu’un mail stocké sur internet, donc sur un serveur allumé 24 h sur 24. Je limite mon usage de la mémoire internet à mon blog et mes oeuvres disponibles en ligne.

+ Comme je l’ai expliqué, j’ai maintenant deux adresses mail. Leur contenu est téléchargé vers mon client lourd, cela me permet aussi de répondre à tous ces mails avec l’identifiant de ma nouvelle adresse mail, cela guidera petit à petit mes correspondants vers l’abandon de mon ancienne adresse mail.

+ Comme je peux consulter ou envoyer mes mails sans ouvrir une fenêtre internet, cela limite la tentation de vagabonder sur internet.

+ En cas de panne du réseau, je peux toujours traiter et envoyer des mails (ils seront stockés en boîte d’expédition et partiront dès que le réseau sera opérationnel).

8° Je me limite à une seule consultation par jour.

Idéalement, je consulte ma boîte mail une seule fois par jour. Plus souvent, c’est du vagabondage, de la perte de temps. Si j’ai besoin d’une conversation soutenue (plus d’un échange par jour), je privilégie le chat vocal ou textuel au mail.

J’évite de paramétrer une notification sur mon ordinateur pour chaque mail reçu, afin de me limiter à une seule consultation par jour. C’est aussi pour éviter de multiplier les consultations que j’ai enlevé internet de mon téléphone.

9° Je limite le flux.

Je limite le volume de mails reçus, sinon je serais tenté de « démissionner » de ma boîte mail.
+ J’ai désactivé toute notification en provenance des réseaux sociaux, ce sont des doublons puisque je consulte mes réseaux avec la même régularité.
+ Je limite les notifications des blogs à quelques adresses privilégiées.
+ Je limite le volume de spams. Je les traite tous. S’il y a une fonction « se désabonner », je l’utilise, sinon je filtre l’expéditeur vers mon dossier « Pourriels ». Au final, avec ses bonnes habitudes, je ne reçois qu’un à deux spams par jour. Rien qui mette en danger la viabilité de ma boîte mail. Et je vérifie le contenu de mon dossier « Pourriels » une fois par mois. Des faux positifs peuvent s’y glissés. Je le sais bien puisque Gmail classe tous mes messages laposte.net en spam, ce qui m’a contraint à me créer une nouvelle adresse mail : thomas.munier@openmailbox.org.

10° Je centralise les conversations par mail

J’évite d’utiliser la messagerie des forums et des réseaux sociaux. Je leur préfère le mail car :
+ Je peux y faire des dossiers « Classés » et « En attente ».
+ J’ai ainsi un guichet unique.
+ Les messages s’affichent parfois mal sur les réseaux.

Si une personne me contacte par la messagerie d’un réseau social ou d’un forum et que notre conversation s’annonce soutenue, je lui demande son adresse mail et je poursuis la conversation par mail, à moins que je connaisse la personne comme ayant « démissionné » de sa boîte mail.

Voilà comment j’ai dompté ma boîte mail. Je suis passé d’une décharge à informations vers un outil de travail fiable et puissant.
Le traitement en zéro inbox m’assure que la boîte mail reste un intermédiaire fluide pour l’information, au lieu d’un goulot d’étranglement.

La pratique du zéro inbox conduit à un état d’esprit fluide, c’est une passerelle vers l’objectif zéro, la création en flux tendu, sans accumulation de pensées et de projets parasites.