Après vous avoir longtemps évoqué la méthode GTD, il est temps pour moi d’expliquer comment je la pratique.

[Note : cet article a une suite, qui affine beaucoup le paradigme de la GTD : La micro-organisation, et une autre qui envisage une version papier avec le Bullet Journal :  Stratégies basse disponibilité]

La GTD est un outil simple et génial pour s’organiser. Cela en fait un idéal auxiliaire de travail, de créativité et de vie. Mais certains y voient une simple to do list sans intérêt, d’autres y voient au contraire une méthode invasive et contre-productive. Si je connais deux personnes qui pratiquent le Kanban (qui dans un certain sens s’apparente à une version simplifiée de la GTD), je suis le seul dans mon entourage qui pratique la GTD.

J’aimerais à travers cet article défendre les mérites de la GTD, qui permet de garder trace de tous projets, en se vidant l’esprit des contraintes organisationnelles. Mon intention est aussi de montrer aux convertis quelle est ma vision de la GTD. C’est en quelque sorte, ma contribution au mème Killer GTD setup, qui m’a d’ailleurs inspiré (plutôt pour m’en démarquer d’ailleurs) pour créer mon propre « Killer setup ». Attention, ça va être long et axé micro-management. mais si vous êtes curieux de comprendre comment j’ai pu publier neuf livres en un an, je vous invite à m’accorder la grâce de poursuivre.

C’est souvent la mise en place qui pose problème. J’ai moi-même hésité entre tenir un tableau de bord GTD sur papier ou rechercher le logiciel parfait. Si le papier posait des problèmes pratiques et compliquait le tri, les logiciels avaient tous des problèmes de lenteur.

J’ai pour ma part trouvé un troisième support tout à fait satisfaisant : un tableau excel. En jouant sur les filtres, j’ai des possibilités infinies de tri tout en ayant un fichier léger, juste quelques kilo-octets, où toutes les manipulations se font de façon instantanée. En sus, le fichier excel me permet de rajouter un tas de données méthodologiques hors-GTD. Enfin, il est très évolutif, je peux l’adapter en fonction de mes changements de méthode.

La base de ce tableau de bord, c’est une succession de lignes avec plusieurs colonnes.

+ « Date » = date d’entrée de l’information.

+ « Catégorie » = Catégorie de l’information. J’y regoupe les différentes hiérarchies de tâches de la GTD : Action, En attente, Un jour peut-être. Mais aussi des informations hors-GTD : Macro du Mercredi, Macro Début du Mois, Projet, Rôle, Compte Epargne-Temps et anciennement Pomodoro.

+ « Type » = C’est le point cruciel de la GTD. Cette colonne caractérise chaque action par le média nécessaire. Ce simple choix force à déterminer la première étape réalisable de chaque action.

+ « Projet » = La GTD incite à classer ses tâches par projet. J’y regroupe une multitude de titres de projets, allant des titres de mes livres en cours, à des choses plus personnelles telles que « Domestique », « Amis », « Couple »… J’ai un fichier excel à part pour mon travail salarié, avec des projets différents.

+ « Déclencheur » = Cette colonne ne sert que pour les « En attente ». Voyez l’explication, plus loin.

+ « Description » = Le coeur de l’information est là. Un débutant en GTD ne serait pas mal inspiré s’il commençait en se limitant à cette simple colonne.

+ « État » = L’idée est d’archiver toutes les actions terminées. Par défaut, la ligne est « En cours » mais je peux la remplacer par « Terminé », « Annulé », « Délégué », « Obsolète ». Si vous êtes un acharné de l’archivage, conserver toutes les lignes ne vous handicape pas. Même à 10 000 lignes, le fichier excel reste très léger tant qu’il ne contient que du texte. Personnellement, comme l’archivage ne m’intéresse guère, je supprime les lignes « Terminé », « Annulé » et « Obsolète » tous les trois mois.

+ « Commentaire » = Une colonne pour mettre des liens, ou des détails qui n’ont pas la place dans « Description ». Je ne m’en sers que pour les projets, quand je fais un point mensuel.

+ Autres colonnes = Au travail, j’ai des colonnes supplémentaires : « Nom du dossier », « Numéro de téléphone », « Adresse », « Mail »… J’ai aussi jadis eu des colonnes de priorités inspirées de la méthode Covey, et d’autres marqueurs, disparus par souci de simplification.

Le secret, c’est vraiment de saisir les lignes les une à la suite des autres, quelque soit la « Catégorie », le « Projet », l' »État »… Les filtres vous permettront de tout retrier sans difficulté. Par défaut, mon tableau de bord est toujours pour n’afficher que les lignes « En cours ».

Maintenant, j’aimerais passer en revue les différentes catégories pour vous montrer au mieux comment je travaille.

+ « Action » = En premier lieu, le cœur de la GTD. Chaque idée d’action à entreprendre est notée ici. Si j’ai accès à mon ordinateur, je note directement. Sinon, je prends une note sur mon téléphone portable. Même les téléphones les plus rudimentaires ont une fonction bloc-notes. Ou si je suis au bureau, je m’envoie un mail de ma boîte pro vers ma boîte perso. Je recopie ensuite ces notes sur mon tableau de bord.
Les Actions peuvent être filtrées par catégorie, par projet… Une fois par semaine, j’imprime la liste des actions triées par Type.

+ « En attente » = Renseigner les « En Attente » va doper votre capacité d’anticipation.

Mon secret : En déplaçant le déclencheur dans une colonne à part, je m’offre la possibilité de filtrer finement. Chaque semaine, je visualise tous les « En attente », dont les déclencheurs sont arrivés à échéance et je les convertis en Actions.

La grande nouveauté de ces dernières semaines, c’est mon passage au Personal Kanban, que je fusionne avec la GTD. Quand je veux mettre une action en dehors de mon assiette, je la convertis en « En attente » avec le déclencheur « assiette vide ».
C’est la clé pour avoir une liste des tâches qui soit courte et réalisable en une ou deux semaines. Avant, quand je voulais dégraisser ma liste d’actions, j’en convertissais certaines en « En attente » avec une date par déclencheur. Ce n’était pas l’idéal parce que ces déclencheurs arrivaient à échéance, ma liste de tâches pouvait être toujours aussi saturée. Et j’avais tendance à toujours reporter les mêmes tâches. L’autre avantage d’une liste de tâches courte est que j’ai tendance à travailler plus vite pour la finir.

+ « Un jour peut-être » = C’est le dernier fondamental de la GTD. Domaine de la procrastination et de la rêverie, j’y entasse toutes mes idées que je ne veux pas laisser perdre. C’est notamment une bonne base de données pour mes thèmes d’article. Le présent article a été longtemps un simple intitulé dans mes « Un jour peut-être ».

+ « Projet » = Je tiens l’inventaire de tous mes projets en cours. Cela va de mes fameux « grands-œuvres » à des destinations de voyage, en passant par des projets familiaux. Tous les mois, je revois cette liste de projet et je fais un bilan dans la colonne « Commentaires ».

+ « Macro du Mercredi » = C’est une des idées méthodologiques dont je suis le plus fier. Certaines actions régulières, comme la revue hebdomadaire de mon tableau de bord, peuvent être vus comme des check-lists qu’on recopie d’une fois sur l’autre. J’emploie le terme « Macro » en référence au terme technique issu de l’informatique et du jeu vidéo, qui regroupe une série d’opérations encapsulées dans un seul bouton.

Lorsque je commence ma revue hebdomadaire, je recopie les lignes « Modèle Macro du Mercredi » et je les convertis en « Macro du Mercredi ». J’effectue les différentes tâches et je les passes en « Terminé » au fur et à mesure.

+ « Macro Début du Mois » = Il est certaines actions méthodologiques plus lourdes que je préfère espacer dans le temps. La Macro du Début du Mois regroupe des tâches mensuelles diverses telles que faire le tour de mes Projets et Un jour peut-être, consulter mon compte en banque, consulter mes ventes de livre, faire une sauvegarde de mes données sur un disque dur externe…

+ Autres colonnes = Comme il est possible de rajouter autant de catégories qu’on le désire, le tableau de bord devient un outil très polyvalent. Ainsi, j’y ai intégré un compte épargne-temps pour mon boulot, mes missions de vie, les intitulés de mes prochaines news sur Outsider Daily. J’y ai jadis géré mon planning Pomodoro, et ainsi de suite.

[Edit 19/08/15 : Prise de notes]

Un des ajouts majeurs à mon tableau excel, ces derniers mois, fut la prise de notes pour mes prochains projets de livres. Au départ, quand j’avais une idée pour un livre en préparation, je la notais en « Un jour peut-être ». Quand j’atteignais une masse critique (supposons une vingtaine de lignes), je reportais ça dans un fichier traitement de texte : c’est ainsi que j’ai procédé pour la première édition d’Inflorenza. J’y ajoutais mes idées au kilomètre, et j’ai fait un grand tri à un moment, collant dans mon livre en cours tout ce qui était des idées à simplement reformuler et intégrer au texte, et rebasculant dans mon fichier GTD ce qui était des tâches à faire : recherches, brainstorming, rédactions complexes…

Aujourd’hui, quand mes notes sur un livre en cours atteignent une masse critique, je continue à les noter dans mon fichier GTD, mais pas dans la catégorie « Un jour peut-être », mais dans une catégorie correspondant au nom du livre en cours. Quand il s’agit de s’atteler à la rédaction du livre, je repasse en revue mes notes. La colonne « Projet » est censée correspondre à un chapitre du livre, je les revérifie, et modifie mes titres de chapitre si besoin. Ensuite, je n’ai plus qu’à trier par Projet / titre de chapitre, et à reventiler sur traitement de texte toutes les entrées avec le contexte « Word », et à basculer dans la catégorie « Action » toutes les entrées dont le contexte est différent de « Word » : « Brainstorming », « Chambre Noire », « Ordinateur », « Internet », etc…

Je procède ainsi pour la prise de notes sur une demi-douzaine de livres en cours, et j’ai déjà mis en œuvre la transposition en traitement de texte pour le jeu Empreintes et Horlas, ce qui m’a permis de rédiger le premier jet d’un jeu de 50 pages en trois jours.

La GTD est un outil puissant mais son entretien est chronophage puisqu’il consiste à noter tout ce qui nous passe par la tête. En gérant la GTD sur un tableur, j’ai trouvé ma martingale personnelle pour continuer à pratiquer cette méthode exigeante sans y passer plus de temps que nécessaire. On pourra toujours critiquer les lourdeurs de la GTD. Je conviens le premier qu’il serait préférable de pouvoir travailler au jour le jour, une tâche après l’autre. Mais ce n’est possible qu’après avoir accompli le prodige d’être constamment dans le présent et d’avoir épuré son mode de vie au maximum.

En attendant, la GTD reste à mes yeux l’outil idéal pour déléguer sa mémoire à un système fiable et pouvoir ensuite créer, l’esprit vide.

[Note du 15/10/2021 :

Cet article est beaucoup lu et je vous en remercie ! J’espère qu’il vous est utile !

Ce blog contient d’autres articles de methodologie, mais s’il fallait en consulter un seul autre je vous conseillerais ce dernier, qui améliore encore la méthode GTD : La micro-organisation]